Cómo crear un presupuesto para una pequeña empresa

Cuando planeas el futuro de tu pequeña empresa, necesitas controlar todo el dinero que entra y sale de tu negocio, entre otras otras cosas. Tener un presupuesto empresarial adaptado a tu empresa es fundamental para el correcto funcionamiento de tu negocio y te permite hacerlo crecer. En este post, te enseñamos cómo crear un presupuesto para tu pequeña empresa.

¿Qué es un presupuesto empresarial?

Un presupuesto empresarial es un plan que calcula los ingresos y los gastos de tu negocio durante un periodo de tiempo. Normalmente suele ser mensual, trimestral o anual.

¿Por qué las pequeñas empresas necesitan hacer un presupuesto?

Tener un presupuesto es muy importante, especialmente para pequeñas empresas que están empezando, ya que es la forma de mejorar la efectividad y funcionamiento del negocio. Su función principal es proyectar la situación financiera normalmente en el próximo año, contemplando los gastos e ingresos previstos. Ahorrar dinero, controlar las finanzas de tu empresa o estar preparado para imprevistos o emergencias son otras de las grandes ventajas de tener un presupuesto. Además, un presupuesto se debe revisar de manera regular, lo que te va a ayudar a saber si tu negocio está preparado para invertir y hacer crecer tu empresa.

Ventajas de tener un presupuesto empresarial

Existen muchas ventajas de tener un presupuesto empresarial para tu negocio. No es ningún secreto que las pequeñas empresas tienen fondos limitados disponibles para seguir operando. Por eso mismo, tras crear un presupuesto empresarial, se puede ver con claridad cuánto dinero queda tras calcular los gastos y elegir, sin miedo a equivocarte, cuánto te queda para invertir y los beneficios restantes.

Al final de cada año fiscal, las pequeñas empresas deben declarar sus impuestos y conocer qué parte del negocio es la que gasta la mayor parte del dinero. Con un presupuesto, se puede ver de una manera más clara el flujo de caja de tu negocio, lo que te permite tomar decisiones sobre en qué áreas necesitas ahorrar costes y en cuáles necesitas invertir dinero para tener más beneficios.

Además, te permitirá comparar y evaluar cuáles han sido tus expectativas del negocio con la realidad, con el objetivo de rectificar y predecir de manera más sencilla costes futuros.

¿Cómo se crea un presupuesto para un negocio?

¿Qué contiene un presupuesto empresarial?

Asegurar que tienes un presupuesto empresarial sólido es la clave para el crecimiento y éxito de una empresa. Debe ser simple y flexible y que permita a tu empresa adaptarse a él a lo largo de los años, a pesar de todos los cambios. Otra cosa a tener en cuenta antes de realizar un presupuesto es conocer en qué punto de crecimiento se encuentra tu negocio.

Existen tres conceptos básicos que todo presupuesto debe tener en cuenta a la hora de realizarse: costes fijos, costes variables, flujo de caja y beneficios.

Costes fijos, costes variables y puntuales

  • Costes Fijos: son aquellos que no dependen de los ingresos de tu empresa. Estos costes deben tenerse en cuenta mes a mes independientemente de cómo esté funcionando tu negocio. Por ejemplo: alquiler, impuestos, seguros...
  • Costes variables: son aquellos costes que cambian dependiendo del volumen de producción, demanda y ventas. Ejemplos de costes variables son materias primas o electricidad.
  • Costes puntuales: son aquellos costes derivados de la inversión que se necesita para realizar el negocio y solo se incurren una vez. Por ejemplo, un centro de estética que necesita una máquina de láser de depilación, un software...

Debemos tener en cuenta que el coste de personal puede ser un coste fijo o un coste variable dependiendo de cómo sean pagados: si reciben el salario por trabajar por horas, si no varía durante los meses, si cobran por comisión, o incluso mixto.

Flujo de caja

El flujo de caja son los movimientos de dinero que entran y salen de tu negocio a lo largo de un periodo de tiempo. Es muy importante tenerlos en cuenta y revisarlos continuamente, conociendo en cada momento si tu saldo es positivo o negativo. Si tu saldo de caja es positivo, es porque hay más dinero entrando en tu negocio que saliendo. En cambio, si es negativo, sale más dinero del que entra.

Beneficios: ingresos y gastos

Los beneficios de una empresa son las ganancias que quedan después de restarle los gastos a tus ingresos. Si tus beneficios están creciendo, entonces significa que tu negocio está creciendo también. Medir los beneficios te ayudará a predecir tu evolución y elegir en qué áreas de tu empresa debes invertir.

Si el margen de beneficio, que es la diferencia entre gastos e ingresos sobre cada venta, no es lo que esperabas, puedes tomar medidas como subir precios. Todo esto debe reflejarse en tu presupuesto empresarial.

¿Qué es una calculadora de presupuesto y cómo se usa?

Existen métodos que ayudan a crear un presupuesto para una pequeña empresa cómo puede ser una calculadora de presupuesto, que te dará una visión clara sobre cómo distribuir el dinero de la mejor manera. Puedes hacer una búsqueda en internet y encontrarás muchas opciones para ello.

Crear presupuesto según seas una startup, un e-commerce o un negocios de servicios

Crear presupuesto para startups

Planificar un presupuesto para una startup puede ser muy difícil ya que no se suele tener referencias de años anteriores en las que basarse. El primer paso para crear tu presupuesto es hacer una investigación sobre qué es lo que debes tener en cuenta en cuanto a costes, beneficios, equipamiento, impuestos, salarios... en tu sector y tu negocio. Asegúrate de ahorrar dinero para poder pagar a profesionales como consultores y abogados porque pueden ser muy útiles.

Crear presupuesto para e-commerce

Para planificar un presupuesto para un negocio de e-commerce, debes tener en cuenta que uno de los aspectos principales son los costes de envío. Una buena alternativa son las tarifas planas de envío o el envío en tiempo real. La tarifa plana de envíos no tiene en cuenta ni el peso ni el tamaño del paquete. El envío en tiempo real tiene en cuenta estas dos variables y otras como la geográfica, pero te hace una predicción que puedes incluir en tu presupuesto. Al ser un negocio online, necesitas asegurarte de que los compradores tienen una buena experiencia de compra cuando te pagan por tus servicios, por lo que es importante que destines parte del presupuesto a plataformas de gestión de pagos.

Crear presupuesto para negocios de servicios

Si estás preparando un presupuesto para una compañía de servicios, debes enfocarte en los ingresos, salarios y el coste de consultores y previsiones de ventas. Probablemente, en este caso, los números previstos varían muchísimo, por lo que el presupuesto debe poder adaptarse rápidamente a los cambios.

Utiliza las herramientas adecuadas

Cuando usas herramientas como Uelz, preparar un presupuesto es más sencillo, ya que unificas todos los datos de pago en una sola plataforma que puedes descargar y añadir a tu plan.

¿Cómo mantener tu presupuesto actualizado?

Lleva un registro de tu plan

Es importante revisar tu presupuesto si quieres mantenerlo adaptado a las necesidades que va necesitando tu negocio. Estas revisiones te dirán si estás gastando de más o de menos, y te ayudarán a tomar decisiones al respecto.

Predicción de gastos e ingresos

Cuando creas un presupuesto debes tener una visión clara de dónde está tu empresa en la actualidad, y hacia dónde quieres dirigir tu negocio en el futuro. Para ayudarte a entender si has conseguido tus objetivos, los has excedido o no lo has alcanzado, necesitas actualizar tus cifras al menos trimestralmente. Teniendo en cuenta estas métricas, al final del año fiscal podrás planificar fácilmente el presupuesto del año siguiente.

Trabajo en equipo

Trabajar con los diferentes equipos y departamentos de tu empresa te puede ayudar a perfilar las expectativas y necesidades globales de tu empresa. Esto te ayudará a detectar errores y a tener tu presupuesto empresarial actualizado.

Resumiendo, tener un presupuesto empresarial planificado te da la mejor visión de lo que tu empresa puede llegar a ser en el futuro. Poder retroceder, actualizar y corregir tu plan es la mejor manera de gestionar tu pequeño negocio. Habla con tu equipo y empieza a hacer tu presupuesto empresarial hoy.

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