Cobrar por recibo bancario y evitar el "chargeback"

La domiciliación bancaria o recibo bancario es una de las maneras más comunes de cobrar en España. Más del 45% de las transacciones se realizan a través de recibos bancarios. En el ranking de métodos de pago preferidos por los españoles, se encuentra en primer lugar, por encima del pago con tarjetas de crédito. Y es que, si te pones a pensar los recibos de la luz, del agua, tu gimnasio de confianza, las clases particulares de los niños, todos los seguros etc... se cobran a través de recibos bancarios. ¿Qué hace que este método de pago sea el más elegido por las empresas de nuestro país?

¿Cómo funciona el cobro por recibo bancario?

El cobro por recibo bancario básicamente consiste en que el banco del vendedor extrae del banco del cliente el dinero que debe por la venta de un producto o servicio. Para poder extraer este dinero y realizar la transacción, primero, tu cliente debe darte permiso firmando una autorización mediante un mandato SEPA, y después debes justificar que te debe esa cantidad de dinero emitiendo un recibo bancario en el que se desglosan los productos o servicios prestados.

Mes a mes debes actualizar y enviar a tu banco un archivo XML con los datos de tus clientes y el importe a cargar a su cuenta para que se efectúen las transacciones.

Te explicamos estos conceptos básicos para poder cobrar a través de domiciliación bancaria para que los entiendas mejor:

¿Qué es el recibo bancario?

El recibo bancario es un documento que emite el banco del vendedor que justifica el cargo de una cantidad de dinero a cambio de un producto o servicio, es decir, por una transacción económica entre dos partes. Sería el equivalente al ticket de caja cuando se realiza una compra en un establecimiento físico, solo que en este caso, al haber intermediado el banco, lo que se obtiene es un recibo bancario.

¿Qué es el adeudo directo SEPA?

El adeudo directo SEPA (también llamada orden de domiciliación SEPA) es en sí el proceso por el cual un proveedor puede cobrar por sus servicios, directamente, a través de la cuenta bancaria del cliente. Para poder hacerlo, el cliente debe firmar una autorización de mandato SEPA en la que consiente y autoriza este procedimiento.

Las siglas SEPA provienen de Single Euro Payments Area (Zona única de pagos en euro) y hacen referencia a la zona donde clientes y empresas podrán realizar transacciones monetarias en euros a través de bancos. Todas estas transacciones son igual de rápidas y seguras en todos los puntos de la zona SEPA, ya que se realizan a través de los mismos instrumentos y regulación.

¿Qué características tiene el cobro a través de recibo bancario?

Las domiciliaciones SEPA con recibos bancarios tienen una serie de características comunes:

  • Las transacciones económicas se realizan en euros.
  • Si la transacción se realiza dentro de la zona SEPA, será 100% segura y fiable venga de donde venga.
  • Para poder efectuar la transacción se necesita saber el código IBAN de la cuenta del cliente.
  • Antes de empezar a cobrar, el cliente debe haberte dado su autorización a través del mandato SEPA. Este documento deberás guardarlo mientras dure la relación comercial con el cliente.
  • El cliente tiene derecho a devolver los pagos que considere fraudulentos hasta 8 semanas después de producirse. Esta devolución es lo que se denomina chargeback y tiene un coste para el emisor del recibo como penalización.

Ventajas y desventajas de cobrar por recibo bancario

Cómo todos los métodos de pago, cobrar a través de recibo bancario tiene sus ventajas e inconvenientes:

Ventajas de cobrar a través de recibo bancario

Como ya hemos dicho al inicio de este post, cobrar a través de recibo bancario es el método de pago preferido para los españoles y esto es porque tiene una serie de ventajas que no pasan desapercibidas:

  • Comodidad para los clientes. Aunque para el vendedor es un proceso burocrático tedioso, sobre todo si el servicio se paga mensualmente, para el cliente es muy cómodo, ya que solo tiene que preocuparse de rellenar el consentimiento y de tener dinero en la cuenta en el momento de cobro.
  • El día del cobro está asegurado. Con la domiciliación bancaria puedes elegir el día que cobras, y todos los pagos se efectuarán a la vez. Existe el riesgo de que algún cliente no tenga fondos y se produzca una devolución de recibo o chargeback, pero la mayoría de los ingresos entrarán en tu banco a la vez. Esto te permite planificar tus propios pagos a tus proveedores y no tener imprevistos ni descubiertos en tu cuenta.
  • Es 100% seguro. Como hemos nombrado antes, el cobro a través de recibo bancario dentro de la zona SEPA es fiable y seguro. Los datos bancarios de los clientes se encriptan y se almacenan con mucha seguridad.

Desventajas de cobrar a través de recibo bancario

Por otro lado, también existen una serie de desventajas que hacen que el resto de métodos de pago sean cada vez más usados frente al cobro por recibo bancario.

  • Trámites burocráticos pesados. Antes de empezar a cobrar, cada uno de tus clientes, debe rellenar el mandato SEPA. Esto significa estar pendiente de cada cliente individualmente para que lo rellene y posteriormente guardar todos estos documentos mientras la relación comercial con el cliente perdure. Después debes ir rellenando y actualizando un archivo XML cada vez que quieras cobrar a tus clientes. Este trámite se hace especialmente complicado porque si cobras los recibos bancarios de manera periódica, por ejemplo, mensualmente, al final de mes debes eliminar aquellos a los que no les das servicio y añadir a los nuevos.
  • La devolución de los recibos o el chargeback. Cuando un cliente echa el recibo para atrás, es decir, lo devuelve, o al cobrarlo no existen fondos en su cuenta, el banco cobra al emisor una comisión que suele ir entre los 3 y 8 euros por recibo y cliente. Esto es uno de los grandes problemas de cobrar por recibo bancario ya que el coste por recibo es muy elevado y a menudo, si el importe a cobrar no es muy alto, se pierde dinero por cliente. Posteriormente hablaremos de este tema de manera más extensa.
  • Descentralización de la información. No existe un lugar en el que comprobar que todos estos recibos se han cobrado bien, cuáles han sido devueltos, un listado o base de datos de clientes o métricas donde se puedan comparar periodos de tiempo, diferencia de ingresos entre los distintos servicios, etc.
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¿Qué es un chargeback?

El chargeback se produce cuando un cliente realiza la devolución de un cargo que no reconoce. Los bancos permiten a sus usuarios realizar devoluciones de recibo para proteger a los clientes de cobros fraudulentos. Pero, la realidad es que los clientes, a veces, devuelven el recibo bancario cuando el cargo no les viene bien, o porque en la cuenta existe falta de fondos, o porque simplemente no quieren pagar.

Este tipo de prácticas son muy frustrantes para el emisor de los recibos bancarios, ya que le supone un coste en tiempo y dinero bastante elevado. En tiempo, porque debe volver a emitir el recibo bancario si quiere cobrar, así como implementar otras estrategias de recobro para recuperar la deuda. Y en dinero, porque además de la comisión por devolución del recibo, debe pagar la comisión por emisión de recibo y esperar que el cliente no vuelva a repetir el chargeback.

El chargeback no solo supone una reducción de los ingresos en tu negocio, también puede ser motivo de importantes pérdidas de dinero cada mes.

¿Cuánto cuesta el chargeback o devolución de recibo bancario?

El chargeback tiene un coste de penalización que puede ir desde los 3 euros hasta los 8 euros por transacción dependiendo del banco. Pero además del coste económico de la comisión en sí, en el caso de recibos bancarios de poco importe, puede suponer no solo reducir ingresos sino pérdidas de dinero. Por ejemplo, si cobras un servicio mensual de 10 euros y le restas la comisión de la primera emisión (2€) luego el coste de devolución de recibo bancario o chargeback (8€) y posteriormente el coste de la nueva emisión de recibo (2€), lo que tu cobras por ese servicio se queda en -2€.

Por otro lado, se encuentra el coste de tiempo que supone volver a actualizar el documento XML para volverlo a enviar al banco para intentar cobrar de nuevo los recibos devueltos.

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¿Cómo evitar el chargeback por devolución de recibos bancarios?

Evitar el chargeback al 100% si cobras a través de domiciliación bancaria es muy difícil. Aunque existen algunas formas de combatir lo impagos que puedes poner en marcha para reducir la tasa de devolución de recibo bancario:

  • Fija un día de cobro. Si estableces un día de cobro permanente y te aseguras de que tus clientes saben cuándo va a ser, les permites organizarse con sus cobros y tener fondos disponibles en el momento de realizar la transacción y evitar el chargeback.
  • ¿Ha recibido el cliente el servicio? Es muy importante tener el archivo que envías al banco para cobrar actualizado. Si le cobras a un cliente por un producto o servicio que no ha disfrutado te hará un chargeback que te costará dinero.
  • Comunícate con tus clientes. Conocer a tus clientes y hablar con ellos es importante. Debes saber si están conforme con los precios, con los servicios que ofreces y que todo está en orden antes de pasarles el pago. Si no lo están no dudarán en hacer un chargeback.
  • Tu nombre en el extracto del banco. Es importante que tus usuarios sepan cómo apareces en el extracto del banco. Si tienes un nombre fiscal que no es similar al nombre del negocio por el que estás cobrando, no dudarán en devolver el recibo. Diles cómo vas a aparecer en el extracto de su banco para que reconozcan el cobro sin problemas y no hagan un chargeback.

Acepta pagos online

Por otro lado, también puedes permitir que tus clientes te paguen por otros métodos de pago que no tienen la desventaja del chargeback. Actualizarse y entrar en la era digital es casi imprescindible para sobrevivir hoy en día. A través de internet, los usuarios tienen más control sobre sus pagos y se sienten más seguros, ya que son ellos los que introducen sus datos de pago en el momento de adquirir un producto o servicio. Debido a esto, no existe la posibilidad de chargeback ya que ellos mismos autorizan el pago.

Además, en caso de pagos recurrentes, los pagos online permiten la automatización. Las pasarelas de pago online, te permiten establecer pagos periódicos automáticos, es decir, suscripciones, en los que los suscriptores activos se actualizan y se les cobra mes a mes sin tener que hacer nada.

Por otro lado, es importante mencionar que el chargeback desaparece a través de la compra online. Las pasarelas de pago, aunque cobran comisiones por las transacciones exitosas, no cobran si existe algún pago fallido, sino que, además, intentan procesar el pago hasta que se hace efectivo sin ningún tipo de coste adicional.

Acepta todos los métodos de pagos posibles

Si puedes contar con alguna plataforma que te permita procesar los pagos desde diferentes pasarelas y aceptar diferentes métodos de pago, el problema del chargeback desaparecerá.

Cuando ofreces a tus clientes variedad en los métodos de pago, les das flexibilidad a la hora de pagarte, algo que agradecen ya que les permites la comodidad de elegir cómo quieren pagarte. Así, no solo podrás evitar el chargeback, sino que ofreciéndoles una experiencia de pago sencilla, no dudarán en repetir contigo.

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Con Uelz podrás ahorrar a la hora de emitir recibos bancarios

Y...¿tener todo en uno? Con Uelz puedes. Si quieres seguir cobrando a tus clientes a través de recibos bancarios, pero además, incorporar una amplia oferta de métodos de pagos para que tus clientes puedan elegir, Uelz es la solución perfecta. ¿Por qué?

  • Podrás agilizar el cobro por recibo bancario. La base de datos de tus clientes se mantiene actualizada de manera automática, por lo que si cobras a través de recibos bancarios con Uelz no tendrás que hacer ninguna gestión para emitir el pago. Los clientes autorizan el pago eligiendo SEPA como forma de pago y escribiendo en el checkout de pago su código IBAN.
  • Disfrutarás de varias pasarelas de pago. Uelz automatiza la pasarela de pago que mejor te convenga en cuanto a comisión, velocidad de cobro y país, para que rentabilices tus cobros al máximo. Solo tendrás que introducir los datos de cobro una vez para activar una pasarela de pago genérica que engloba a todas las pasarelas de pago disponibles en nuestra plataforma.
  • Dale la oportunidad a tus clientes de financiar sus compras sin intereses. Si tus clientes eligen pagarte a plazos, es posible con Uelz, sin necesidad de asumir el riesgo. Financieras como Clearpay te dan el importe completo de la compra en el momento del pago y asumen el riesgo y coste de financiación para que tus clientes puedan pagarte hasta tres meses sin intereses.
  • Sin complicaciones. Podrás disfrutar de todo esto simplemente siendo cliente de Uelz. No necesitarás conocimientos técnicos ni implementaciones tediosas. Uelz está pensado para ponértelo todo muy fácil.

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