La automatización de procesos explicada: ¿qué necesitas saber?

La automatización de procesos y la centralización de la información, son necesarias para optimizar el trabajo y poder cumplir con nuevas necesidades de producción.

Automatizar procesos en las diversas líneas empresariales ayuda a reducir los cuellos de botella, a detectar errores en los procedimientos, a mejorar la comunicación entre departamentos y, en definitiva, a alcanzar los objetivos más rápidamente.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es una tecnología, o más bien un conjunto de tecnologías, utilizadas para automatizar los procesos de negocios para que estos se desarrollen de manera autónoma. 

Concretamente hace referencia a la transformación de procedimientos empresariales que antes no podían automatizarse debido al procesamiento de datos no estructurados, lo que obligaba a realizarlos de una forma manual.

¿Cómo surge y para qué sirve la automatización de procesos?

Desde el punto de vista técnico, el desarrollo del término automatización de procesos está absolutamente justificado. Los saltos en el rendimiento de la tecnología de la información en las últimas décadas son, en este aspecto, realmente abrumadores.

Aplicar estos avances tecnológicos a la gestión automatizada de procesos debería ser el sueño de cualquier empresa, y este sueño es perfectamente realista. Cuando los procesos empresariales se gestionan de forma completamente automática, las posibilidades de crecimiento aumentan considerablemente.

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Tipos de automatización de procesos

Automatización de procesos: Macros

Una macro es una secuencia de código breve y contiene la agrupación de varias instrucciones o cadenas de comandos. Como un pequeño programa, una macro puede automatizar ciertos procesos dentro de un entorno de aplicación.

La automatización de la interfaz de Windows es un ejemplo clásico de una macro. Especialmente con los programas de Microsoft Office, las macros pueden implementarse usando Visual Basic y luego ejecutarse de una manera sencilla para, por ejemplo, imprimir un archivo, o verificar un número de identificación. 

Automatización de procesos: IT (Tecnologías de la Información)

Debido a su diversidad, el uso de tecnologías en la nube y de automatización asistidas por IT es cada vez más importante en casi todos los sectores y empresas, incluso en aquellos en los que rara vez se han utilizado hasta la fecha.

Los equipos de IT de las pequeñas y medianas empresas luchan a menudo contra las restricciones presupuestarias y la escasez de talento. Como resultado, con la creciente demanda de servicios de IT, estos están muy sobrecargados y necesitan nuevas formas de aumentar la eficiencia.

La automatización de los procesos de tecnologías de la información IT, es una prioridad principal para las empresas en la actualidad. Los equipos buscan continuamente la mejora en la gestión de procesos relacionados con este área.

Automatización de procesos RPA (robótica)

La automatización de procesos simples se ha potenciado en los últimos años con la tecnología RPA. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se refiere a la automatización de tareas administrativas y la integración de subprocesos, mediante robots de software conocidos como bots.

En esta automatización de procesos controlada por la robótica, los bots asumen los roles y tareas de los usuarios e interactúan con otros sistemas de software.

La introducción de RPA en la automatización de procesos no implica inversiones costosas en nuevas plataformas, y no afecta los procesos comerciales existentes de ninguna manera. La RPA procesa datos estructurados basados ​​en reglas, a través de la interfaz de usuario del software del bot. 

Un ejemplo práctico de este tipo de automatización incluye funciones de entrada de datos, descargas o cargas de planificación de recursos empresariales. 

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Beneficios de la automatización de procesos

Minimizar costes y evitar errores al mismo tiempo. Una de las principales razones por las que las empresas automatizan los procesos comerciales es claramente para reducir costos. Al automatizar los procesos comerciales, parte de la mano de obra disponible puede liberarse para otras tareas.

Aumentar la calidad y asegurar la consistencia en los procesos de fabricación, venta o prestación de servicios. Dos factores que aseguran que la experiencia del cliente sea perfecta. Todo el mundo quiere ofrecer continuamente los mejores productos para generar confianza y lealtad. La automatización de los procesos de venta garantiza que todos los productos o servicios siempre cumplirán con los mismos estándares de calidad y las mismas facilidades de gestión y pago.

Uno de los efectos secundarios positivos de la automatización de procesos son las nuevas opciones de análisis. Al procesar tareas, se registran todos los procesos y sus resultados, para que obtengamos una visión general de cuántas tareas se completaron realmente y, sobre todo, en qué tiempo y con qué resultado. 

Estos datos proporcionan una mirada detrás del escenario de tu negocio y permiten una optimización y mejora continuas.

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¿Cómo saber si la automatización de procesos es para mi empresa?

La automatización de procesos se considera un elemento clave dentro de una estrategia de digitalización exitosa. 

En el primer paso, las empresas deben analizar los procesos existentes, es importante integrar tecnologías como la automatización de procesos robóticos en el panorama de procesos comerciales existentes, y desarrollar una estrategia de automatización en función de las necesidades reales de cada empresa.

Formas de automatizar procesos

La automatización de procesos es un término muy amplio, pero se puede hacer una distinción básica entre las diversas formas de automatizar procesos.

Se habla de automatización de procesos sencillos cuando las tareas de un proceso están muy bien estructuradas, y siempre se repiten de la misma forma. No hay caminos alternativos a lo largo del proceso.

Por otra parte, podemos hablar de la automatización de procesos basados en reglas. Con las posibilidades de reconocimiento de voz, texto e imagen, aprendizaje automático, asesores inteligentes o análisis predictivo, la automatización de procesos puede basarse en el conocimiento. No sólo realizan las tareas, sino que también las decisiones, las toman los robots.

El desarrollo de la inteligencia artificial permite un aprendizaje más profundo y la capacidad de pensar de forma lógica utilizando sofisticados algoritmos de redes neuronales. Los sistemas de IA pueden recordar, aprender, predecir resultados probables y, en última instancia, tomar decisiones autónomas.

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Con la automatización de procesos en plena interacción de la optimización de procesos con las innovaciones tecnológicas, habrás podido obtener una orientación aproximada sobre qué tipos de procesos son adecuados, las formas en que se puede implementar en la empresa, y cómo se deben organizar este tipo de procedimientos.

Cada vez más empresas confían en estos procesos automatizados, pudiendo adaptar aplicaciones e interfaces a nuevas situaciones en muy poco tiempo, con la intención de conseguir empresas cada vez más ágiles y productivas. 

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