Cómo hacer un informe de ventas para tu empresa

El crecimiento de un negocio no se percibe muchas veces solo con el número de ventas que se cierran. Hay otras muchas variables que influyen en el rendimiento de una empresa.

Los informes de ventas no solo hacen referencia a las ventas, sino que son una herramienta para interpretar la información de tu negocio y detectar cuál es la estrategia empresarial más efectiva. En definitiva, crecer de forma óptima.

Informe de ventas

Entendemos informe de ventas como aquel documento que registra las actividades de ventas de un negocio a lo largo de un periodo de tiempo, pero también hace referencia a una herramienta para analizar el presente de tu empresa para afrontar el futuro lo más preparado posible.

En este sentido, el informe de ventas revela si la compañía está por el buen camino para conseguir sus objetivos de ventas. Aunque los datos que recopila son relativos a este ámbito, las conclusiones que se sacan de él afectan a cualquier parte de la empresa y son el recurso que debes tener en cuenta para tomar decisiones basadas en datos. 

Además, los informes de ventas, también te ayudarán a conocer el crecimiento de tu negocio en los últimos meses. Todo gracias a la información de ventas que se recopila, como cobros, transacciones que se han realizado, volumen de ventas, ingresos, nuevos clientes, clientes perdidos…

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¿Por qué es importante hacer un informe de ventas?

Un informe de ventas está formado por distintas métricas de negocio, que son los datos que reflejan la actividad de tu negocio. Contar con esta clase de información es una parte imprescindible en el proceso de crecimiento de tu negocio. 

En negocios SaaS y otro tipo de empresas digitales que venden servicios, trabajar con métricas de negocio e informes de ventas es una parte fundamental de su gestión, ya que sin ellas se pierden muchas oportunidades de crecimiento y también de inversión.

Las métricas de negocio y los informes de ventas te ayudarán a:

  • Tomar decisiones basadas en datos.
  • Identificar formas de mejorar la conversión.
  • Comparar periodos de tiempo entre sí.
  • Optimizar tu estrategia de crecimiento.
  • Entender los errores de tus cobros.
  • Plantear previsiones de negocio.

Se trata de un documento que permite tener una visión global y clara del estado de tu negocio porque te permitirá hacer un análisis de diversas partes de tu negocio, y tomar decisiones.

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Ejemplo de informe de ventas

Los informes de ventas pueden ser de muchos tipos e incluir métricas muy diversas. Antes de crear tu informe de ventas debes tener claro el objetivo principal que quieres tratar, ya que esto definirá hacia dónde se orientan tus métricas. 

Aquí tienes tres ejemplos de informes de ventas que pueden servirte de ejemplo:

  • Ventas. Centrado en las ventas de tu negocio y construido como un resumen de los datos de ventas realizadas, teniendo en cuenta las deudas y los cobros pendientes.
  • Facturación. Analizando las entradas de dinero con las nuevas ventas y cobros, frente a las pérdidas o gastos de la empresa.
  • Clientes. En lo relativo a los clientes, se hace una recopilación de los clientes o usuarios adquiridos y perdidos, así como de aquellos en sus diferentes estados (activos, pausados, etc.)

En términos generales suele asociarse que un informe de ventas se centra únicamente en las ventas, pero puede haber muchas versiones de un informe de ventas. Elige un punto o aspecto de tu negocio y centra el informe en él, ya sea basado en las ventas, facturación, clientes o cualquier otro aspecto que consideres relevante en tu modelo de negocio,

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¿Cómo hacer un informe de ventas?

Ya sabes que hacer un informe de ventas para tu negocio es de gran importancia, así que si tienes dudas para seleccionar la información que necesitas o seguir un orden, puedes basarte en estos pasos para hacer tu informe de ventas:

1. Recoge toda la información necesaria

Para hacer un informe de ventas y presentarlo de manera óptima, lo primero que debes hacer es definir el objetivo principal del informe para, posteriormente recopilar la máxima información posible que apoye a ese objetivo de negocio.

Puedes centrarte en lo más importante que quieras destacar y hacerlo de forma semanal, mensual, trimestral o anual. Esto dependerá de la periodicidad con la que hagas tus informes de ventas y del enfoque que quieras dar a tu reporte.

2. Unifica los datos

Una vez hayas definido el objetivo de tu informe de ventas y hayas recogido toda la información, es el momento de unificar los datos. Esto ocurre cuando los datos de ventas proceden de distintas fuentes, por ejemplo, al realizar cobros desde distintos canales de venta o al recibir pagos de distintos métodos de pago.

Si utilizas distintos métodos de pago, debes centralizar toda esa información para no perder datos relevantes. Así también evitarás hacer informes de ventas con información sesgada. Al unificar los datos podrás hacer un informe de ventas completo y global de tu negocio.

3. Calcula

El siguiente paso es hacer los cálculos pertinentes sobre cada grupo de datos específico. Para ello, necesitarás que las métricas de tu negocio estén estandarizadas y unificadas, así los cálculos serán siempre coherentes entre sí podrás hacer comparativas entre unos períodos y otros.

4. Crea gráficos

Con los resultados que obtengas puedes crear gráficos que te ayuden tanto a ti, como a todos aquellos a los que enseñas los informes de ventas, a interpretar los datos con facilidad. Crear gráficos es la forma más adecuada de hacerlo, ya que por lo general son muy claros y comprensibles de un vistazo.  

Existen herramientas que te serán de gran ayuda a la hora de registrar los datos de tus ventas y generar automáticamente gráficas de tus indicadores de negocio más relevantes.

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Métricas de negocio útiles para tu informe de ventas

Si vendes servicios y no sabes cómo hacer un informe de ventas debes tener en cuenta una serie de métricas de negocio claves que indicarán el estado actual de tu negocio en diversos sentidos. Hay muchos datos que puedes incorporar a tus informes de ventas, pero tampoco debes caer en el error de incluirlos todos. 

Contar con una plataforma de gestión de cobros te ayudará a monitorizar cada una de tus transacciones y unificar todos los datos en un mismo lugar. El panel de métricas de Uelz cuenta con los indicadores de negocio más importantes y quedan recogidos en un único panel desde el que podrás acceder a la información de tus ventas. 

Las gráficas se generan de manera automática y en tiempo real, lo que te ayudará a tener información actualizada de tu negocio todo el tiempo. Trabajar con gráficos claros te ayudará a tener una visión global del rendimiento de tu negocio.

Aquí te dejamos una selección de las métricas más interesantes para tu negocio de servicios.

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Métrica 1. Transacciones

Conoce en detalle la cantidad de cobros exitosos que has tenido en un periodo de tiempo específico, así como los cobros con error, las devoluciones que has realizado y la evolución de tu facturación a lo largo del tiempo. 

Podrás recopilar en un gráfico muy sencillo información muy relevante para tu negocio y con la que podrás observar cada día lo que sucede en tu negocio y poder llevar una correcta gestión de cobros.

Métrica 2. Ventas por servicios

Para los negocios que venden distintos servicios, es esencial conocer cómo se distribuyen las ventas por servicio para tener certeza sobre cuáles son los que generan más ventas y los que generan más ingresos, así como aquellos que no tienen buenos resultados.

Esta información te ayudará a tomar decisiones basadas en datos sobre la organización de tus servicios y la estrategia de venta de tu negocio. Podrás detectar oportunidades de mejora a la vez que encontrar los puntos en los que tus ventas son más bajas, para ponerles solución.

Métrica 3. Estado de tus ventas

Como sabrás, los resultados de ventas no son estáticos, cambian en cada momento del día y tener información actualizada y en tiempo real facilitará tu trabajo al hacer el informe de ventas de tu negocio.

Los estados de tus ventas pueden ser muy variados y, aunque a primera vista una venta es un dato positivo, no siempre es así. En algunos casos, la venta no se acaba de realizar con éxito y puede quedar en un estado de deuda, pendiente de cobro cuando el método de pago necesita unos días para procesar la operación o en reintento de cobro. También hay estados específicos para los negocios con suscripciones, ya que estas pueden encontrarse en estado activo o pausado si el cliente ha detenido su suscripción temporalmente, un claro indicado de la retención de clientes de su negocio de suscripción.

Métrica 4. Facturación

Por último, la facturación de tu negocio es el indicador más claro de crecimiento financiero, ya que muestra el dinero que se ha ingresado en caja en el último periodo. Este importe debe diferenciarse de aquellos gastos generados por el procesamiento de pagos, es decir, las comisiones que aplican las pasarelas de pago. Así, la facturación de tu negocio debe quedar siempre en neto, para saber con certeza cuánto dinero se acaba ingresando en tu cuenta.

Ahora ya sabes cómo hacer un informe de ventas y los indicadores de negocio que debes tener en cuenta. Para hacer tu informe de ventas mucho más sencillo y rápido, lo mejor que puedes hacer es utilizar un panel de métricas vinculado a las ventas de tu negocio. 

Un dashboard completo con las métricas e indicadores de negocio más relevantes para ti, te ayudará a analizar el crecimiento de negocio y quedará reflejado en gráficos simples y claros. Empieza a gestionar tus ventas con una herramienta online preparada para monitorizar tus ventas, cobros y transacciones.

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FAQs sobre cómo hacer un informe de ventas

¿Qué información se incluye en un informe de ventas?

En un informe de ventas, se incluye información clave sobre el desempeño de las ventas de una empresa en un período de tiempo específico. Esto puede incluir datos como el total de ventas, las unidades vendidas, los ingresos generados, los márgenes de beneficio, las tendencias de ventas, los clientes más importantes, los productos o servicios más vendidos, entre otros.

¿Cuál es la importancia de los informes de ventas?

Los informes de ventas son fundamentales para las empresas, ya que proporcionan una visión clara y detallada del rendimiento de las ventas. Estos informes permiten a los gerentes y directivos evaluar el progreso hacia los objetivos de ventas, identificar áreas de mejora, tomar decisiones estratégicas basadas en datos y medir el impacto de las estrategias de marketing y ventas implementadas.

¿Cómo se generan los informes de ventas?

Los informes de ventas se generan a partir de datos recopilados de diversas fuentes, como sistemas de punto de venta, software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), hojas de cálculo y otras herramientas de seguimiento de ventas. Estos datos se analizan y se presentan de manera clara y concisa en forma de gráficos, tablas y análisis para facilitar la comprensión y la toma de decisiones.

¿Qué métricas se pueden encontrar en un informe de ventas?

En un informe de ventas, se pueden encontrar diversas métricas que ayudan a evaluar el desempeño de las ventas. Algunas de las métricas comunes incluyen el total de ventas, el crecimiento de las ventas en comparación con períodos anteriores, el valor promedio de las transacciones, el costo de adquisición de clientes, el ciclo de ventas, la tasa de conversión, el retorno de inversión en marketing y publicidad, entre otras. Estas métricas proporcionan una imagen completa y precisa del rendimiento de las ventas de una empresa.

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