Contexto: ¿Qué es el billing y por qué es tan complejo?
Cuando hablamos de billing hacemos referencia a todos los procesos que tienen lugar en un negocio cuando se produce una transacción recurrente. En un principio, puede parecer que el billing no es algo extremadamente complejo, ya que en la actualidad muchos negocios hacen sus cobros de esta manera y cuentan con sistemas dedicados a ello.
Sin embargo, la complejidad del billing no se encuentra en el momento de procesar los cobros (payments). La verdadera dificultad está en todos los procesos relativos a la gestión de este cobro, muchos de los cuales no se gestionan desde un sistema de cobro, sino que es necesario un sistema de billing.
Hay toda una serie de elementos a tener en cuenta cuando se procesan cobros recurrentes. Y es que, aunque se trata de una forma de cobro aparentemente sencilla de procesar (muchas pasarelas de pago lo ofrecen), en el momento de programar cobros futuros o hacer cálculos por cada ciclo de facturación es cuando las empresas se dan cuenta de las complicaciones que conlleva el billing si no cuentan con un sistema de billing adecuado.
Elementos que complican el billing:
Algunos de los elementos que hacen que el billing sea realmente complejo ya los hemos ido mencionando en el punto anterior, pero lo cierto es que hay muchos aspectos que complican la gestión de cobros recurrentes. Entre ellos, encontramos los distintos modelos de cobro recurrente que existen, la posible variabilidad de los cobros en base al consumo, las transacciones en distintos países o la programación de futuros cobros.
Modelos de cobro recurrente variable
Más allá de las suscripciones, los cobros recurrentes han adoptado en los últimos años modelos muy diferentes que afectan directamente a la forma en la que los negocios gestionan sus cobros, con los que se introducen nuevas capas en la gestión de cobros que afectan a los flujos de cobro.
En este sentido, toman relevancia los modelos de cobro basados en el uso que se hace del producto o servicio, lo que hace que el precio a cobrar cada mes sea variable y, por lo tanto, la complejidad de automatizar los cobros aumenta.
Los nuevos modelos de cobro recurrente se caracterizan por la variabilidad y la flexibilidad:
- Cobros recurrentes fijos
- Cobros recurrentes variables
- Cobros basados en el consumo
- Cobros fraccionados
- Cobros por número de usuarios
- Cobros por funcionalidad
- Cobros con fecha de vencimiento
- Cobros según periodicidad
Cálculo de precios en base a consumos
En particular, los modelos de cobro basados en el uso son los más complejos para el billing porque necesitan hacer un cálculo específico por cada cliente y ciclo de facturación. Es decir, el precio cambia cada mes, por lo tanto se necesita de una automatización para garantizar que la cantidad a cobrar se corresponde con el uso o consumo real que se ha generado del servicio o producto.
Así pues, para procesar cobros recurrentes según el consumo se necesita un sistema de billing preparado para calcular la variabilidad de cada cobro y no solo eso, ya que el envío de consumos entre el sistema de la empresa y el sistema de billing se debe realizar en tiempo real y automáticamente.
Para ello, la forma más adecuada de hacerlo es a través de una API de billing, que conecta ambos sistemas, recibe la información de los consumos realizados y calcula el precio a cobrar en cada ciclo de facturación configurado.
Programación de cobros recurrentes
Automatizar y cumplir con los plazos de cobro es también parte del sistema de billing. Los escenarios de cobro son cada vez más complejos a causa de los distintos modelos de cobro que se han extendido, pues la variabilidad de los cobros afecta también al momento en el que se produce el cobro.
Así pues, existen multitud de variantes para una empresa que gestiona cobros recurrentes en lo que a tiempos se refiere. Algunos de ellos pueden ser:
- Pagar al finalizar un año de uso.
- Pagar en base a cuánto se utiliza el producto cada mes.
- Pagar una vez ha finalizado el periodo de prueba.
- Pagar de manera fraccionado en distintas cuotas periódicas.
Esto significa que se deben programar distintas fechas de cobro para cada uno de los clientes y servicios, teniendo en cuenta todos los posibles cambios que se produzcan al pausar las suscripciones, cambiar de plan (por upgrade o downgrade), renovaciones, fechas de vencimiento...
Todos ellos provocan que el billing sea una cuestión muy delicada para las empresas, y para la cual se precisa de un sistema de billing preparado para gestionar todos los procesos pre y post transacción.
Gestión de divisas
Muchas empresas no operan en un único país. Tener clientes de distintos territorios implica gestionar distintas monedas y divisas, lo cual produce un nuevo reto para el billing sumado a todo lo anterior.
Una empresa de España que vende su software a países de Latam, por ejemplo, debe tener en cuenta las conversiones que se realizan entre el euro y la moneda de cada país
También, en el caso de los cobros internacionales, se necesitan habilitar distintas pasarelas de pago para procesar el pago con la adecuada. Es decir, el lugar y la divisa condiciona la pasarela que procede para hacer el pago. La elección automática de esta tecnología también es un factor que añade complejidad al proceso de billing, algo a tener en cuenta para todas las empresas que operan internacionalmente.
Cómo simplificar el billing de tu negocio con ingresos recurrentes
Si bien es cierto que la automatización del billing es más compleja debido a todos los escenarios que cobro posibles que pueden darse, hay formas de simplificarlo.
No construyas tu propio sistema de billing
El consejo más básico es no construir tu sistema de billing por tu cuenta. Para muchos desarrolladores puede ser tentador crear su propio sistema de gestión de cobros recurrentes, ya que es algo que tan solo necesitará de "unas horas de trabajo" cuando la realidad es que se trata de un proyecto de desarrollo complejo que precisa de semanas.
Destinar tiempo y recursos tan valiosos a desarrollar un sistema interno que no forma parte del core de tu negocio hace que tu foco se pierda.
Evita las complicaciones de construir tu propio sistema de billing desde cero con la solución de billing de Uelz. Puedes integrar en tu sistema nuestra API de billing y disponer de las funcionalidades de la gestión de cobro recurrente y el billing sin hacer un desarrollo propio, solamente conectando tu sistema con Uelz.
Elige un sistema de billing flexible para tu caso de uso
Con todos los posibles modelos de cobro que existen (y los que irán surgiendo) es fundamental encontrar el sistema de billing que se adapte al tuyo en particular. Sin embargo, también es posible que en los próximos meses tu modelo de negocio, tu estrategia de precio o incluso tu mercado, por lo que el sistema de billing que elijas tiene que ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a todos los casos de uso que puedan darse.
Esto incluye:
- Ajustar las estrategias y modelos de cobro.
- Realizar ajustes de precios en cualquier momento.
- La gestión de múltiples divisas para cobros internacionales.
En definitiva, el sistema de billing debe crecer junto a tu producto y personalizar sus funcionalidades de forma sencilla para facilitar el crecimiento de tu negocio con el mínimo esfuerzo en billing.
Encuentra una solución adecuada a tus necesidades técnicas
En cuanto a la integración, debes priorizar aquellas opciones con menos costes de implementación técnica. Minimizando el tiempo de integración podrás empezar a operar antes y también reducir los costes derivados del proceso técnico.
Existen diferentes niveles de integración técnica, que van desde las más genéricas hasta las más personalizadas. En algunos casos, para algunos negocios es prioritario conectar sus sistemas internos con el sistema de billing, por lo que se necesita hacer una conexión vía API más completa. Por el contrario, otros no necesitan llegar a ese nivel de integración, por lo que integrar un checkout de pago en su página web es suficiente.
También es importante considerar el modelo de cobro que vas a implementar, pues en casos como en el cobro por uso o consumo es imprescindible enviar esta información a través de una conexión directa, lo cual conlleva un mayor nivel de complejidad técnica.
