A medida que una compañía crece y se expande -tanto en número de clientes, como servicios o países en los que opera-, los retos de billing o facturación también aumentan. Los planes de pago pueden pasar de ser mensuales a también ser anuales, las nuevas tendencias de cobro incluyen la modalidad de "pago por uso" (un tipo de cobro que varía en función del consumo que ha realizado el usuario durante el periodo de facturación), los métodos de pago se diversifican… En definitiva, las necesidades de facturación se incrementan con el paso del tiempo y se pueden convertir en una auténtica pesadilla no solo para la parte financiera de la empresa, sino también para el equipo técnico.
De hecho, el billing o la gestión de cobros es un ámbito que afecta de igual modo a todas las partes de la empresa, ya que será finanzas quien se encargue de gestionar los cobros, pero le pedirá al equipo de desarrollo que se dedique a desarrollar las funcionalidades específicas de cobro que necesitan. Mientras, el PM también está implicado en todo este proceso, planteando nuevas formas de facilitar los pagos a los clientes, por ejemplo.
Para poner solución a todo esto, muchas empresas proponen crear sus propios sistemas de cobro. El pensamiento general (y erróneo) es que hacerlo solo llevará unos días o semanas.
Lo que al principio puede sonar como un proyecto de desarrollo interesante, muy pronto se convierte en algo de lo que arrepentirse. ¿Por qué? Aquí explicamos algunos de los principales problemas que tienen los sistemas de cobro "caseros" y los motivos por los que hacer un desarrollo por tu cuenta no es tan buena idea como parece…
Los precios cambian constantemente
Cada cierto tiempo, el equipo de finanzas o producto necesita hacer cambios en el pricing, introducir nuevas formas de pago o probar modelos de facturación diferentes. Algo muy valioso para la estrategia de negocio, pero que es un verdadero problema cuando ya se ha desarrollado un sistema de cobro pensado para una modalidad concreta, con unos planes y precios específicos.
En este momento, los desarrolladores se encuentran con que tienen que modificar en profundidad las lógicas de cobro que hasta ahora funcionaban. Un proceso complejo, especialmente cuando hablamos de suscripciones y cobros recurrentes variables.
Por otro lado, los propios clientes pueden ser los que soliciten cambios en la fecha en la que se emite el cobro, por ejemplo, y es el equipo financiero el que solicita a desarrollo que se cambien este tipo de funcionalidades.
En resumen: lo que en un principio podía parecer un proyecto con fecha de inicio y de fin, ahora es un trabajo a tiempo completo a causa de los constantes retos que vive cualquier empresa con cobros recurrentes.
El sistema de cobro necesita escalar con la cantidad de usuarios
Un sistema de cobro "casero" no es escalable si no se lleva a cabo un mantenimiento. Es un hecho que para escalar cualquier tipo de plataforma se necesita un trabajo constante, ya que a medida que aumenta la base de clientes se tienen que procesar volúmenes más altos. Al aumentar la transaccionalidad un sistema construido "en casa" no siempre está preparado a nivel técnico para dar respuesta a una demanda cada vez mayor.
Sumado a esto, con un pricing más complejo, los cálculos también se complican. Cuando la recurrencia incluye cambios para cada usuario según su consumo, los recursos técnicos que necesitas son mucho mayores.
Mezclar distintas modalidades de pago causa muchos problemas
En el momento de ofrecer a tus clientes distintas modalidades de pago te estás enfrentando a dos retos:
Por un lado, se trata de una opción que te debes plantear, ya que cada vez más los clientes buscan formas de pago completamente personalizadas a ellos, y por el otro, la cuestión de gestionar múltiples formas de cobro es un elemento más dentro de la compleja gestión de billing, por lo que se debe valorar bien cómo se va a solventar.
Si bien es cierto que esto es un valor añadido para tus clientes, también es una complicación añadida para tu gestión de cobros. Pero sabiendo esto, lo mejor que puedes hacer es encontrar la forma de gestionar todos estos cobros tan distintos desde un lugar en el que se automatice.
Se necesita el trabajo de un equipo completo
La gestión de cobros es considerada una tarea de back-office, esto significa que ningún desarrollador querrá dedicar su tiempo completo a este tipo de tareas, pero lo que no sabe es que tarde o temprano tendrá que hacerlo. Cuando la compañía llegue al punto de tener que hacer cambios en los precios, escalar los modelos de cobro y combinar la gestión de varios de ellos, entonces la complejidad será tan grande que necesitará destinar el trabajo a tiempo completo de al menos un desarrollador para poder construir todo lo necesario.
La gestión de cobros es un organismo vivo, no una funcionalidad que se construye en un momento determinado y sirve eternamente. Los cambios que se producen en las empresas producen cambios y retos constantes en la gestión de cobros que se transforman en más necesidades técnicas, es decir, de personal.
