Beneficios de la automatización de cobros en tu startup

El valor de la automatización de cobros

Automatizar procesos tanto como se pueda puede ser un gran beneficio para cualquier compañía, sin importar su tamaño. En las startups en particular, es muy habitual intentar hacer lo máximo con la menor cantidad de recursos posibles. Por eso mismo, la automatización es un factor esencial para hacer más eficientes los recursos más limitados, entre los que se encuentra el tiempo, por ejemplo.

Tanto si una compañía es B2B como B2C, los clientes valoran tiempos de respuesta más cortos e inmediatos. Y cuando hablamos de pagos, la necesidad de una experiencia rápida y eficiente se vuelve incluso todavía más importante. Con la automatización de cobros se reducen las tareas manuales para gestionarlos y, por lo tanto, los tiempos necesarios. Una pequeña inversión con beneficios mucho mayores.

1. Reducir/eliminar las tareas manuales

La automatización posibilita la eliminación (o reducción) del tiempo dedicado a realizar tareas repetitivas y ofrece la libertad de dedicar ese tiempo a tareas más funcionales y estratégicas.

Procesar pagos con métodos manuales puede ser extremadamente pesado y tedioso, y además es mucho más probable cometer errores humanos a lo largo del proceso dado que se trabaja con una gran cantidad de datos y documentos, desde la conciliación bancaria de todos los datos, hasta la generación de facturas y el cálculo de la variabilidad, entre otros. 

Estos procesos pueden causar grandes problemas a las compañías si no se hacen de una forma automatizada, lo cual puede resultar en problemas con los cobros y dañar la relación con los clientes.

Gracias a la automatización se elimina (o al menos se reduce significativamente) la cantidad de tareas manuales que se necesitan para procesar pagos. Mediante la conexión vía API de los sistemas de cada negocio con los sistemas de cobro se envía la información de las ventas y los pagos directamente, para así recibir sin esfuerzo los datos en un mismo lugar y realizar todas las acciones necesarias para la gestión de cobros.

2. Operar 24 horas al día, 7 días a la semana

Un sistema de automatización de cobros funciona 24x7, por lo que se procesan pagos en cualquier momento del día. Esto permite a los clientes, por un lado, hacer sus compras en el momento que decidan y, por el otro, los negocios procesan los cobros recurrentes en el momento preciso en el que se termina la suscripción.

Las personas que trabajan en una empresa no están disponibles durante la noche o los fines de semana, por eso es importante contar con una herramienta capaz de automatizar todos los procesos de cobro, especialmente aquellos que son recurrentes y se deben repetir periódicamente. Además de los propios cobros, también hay toda una serie de procesos anteriores y posteriores que deben automatizarse para completar el cobro con éxito.

Todo esto, es realizado muchas veces por personas de la empresa. Pero el problema surge cuando (por suerte) las personas no trabajan las 24 horas del día. Por este motivo los cobros no deberían detenerse y así sucede con una API conectada al sistema de cobro, a través de la cual se notifican en todo momento los cobros y se ejecutan las acciones pertinentes de forma totalmente automatizada.

3. Reducir los errores operativos

La automatización de cobros también es una forma de reducir los errores operativos que se pueden producir al realizar la gestión de cobros de manera manual.

Con una plataforma de gestión de cobros cada transacción queda registrada y automatizada. Esto facilita que los equipos de operaciones y finanzas puedan saber exactamente todo lo que ha sucedido con cada cobro. ¿Se ha recibido el dinero? ¿La suscripción sigue activa? ¿Ha habido algún cambio respecto al mes anterior? ¿Cuál ha sido el consumo exacto de este mes?  Hay tantas preguntas que necesitan una respuesta rápida que contar con una plataforma con datos en tiempo real es la única forma de resolverlas de manera eficiente.

Además, existen otras herramientas complementarias para reducir los errores operativos como los sistemas con reintentos de cobro automáticos. Cuando un cobro resulta fallido por algún motivo, el sistema lo reintenta de manera automática hasta que resulta exitoso. Así se reducen los errores por cobros fallidos y se mejora la gestión de impagos.

Por otro lado, al no haber intervención directa de personas en cada operación, los errores humanos se reducen, principalmente los relacionados a la variabilidad de los cobros, pues es una cuestión que requiere de cálculos muy precisos y mucho tiempo. Haciendo esta tarea a través de un sistema de automatización de cobros se reducen todas las posibilidades de errores operativos causados por personas.

4. Satisfacer el deseo de obtener resultados al instante

Por último, disponer de datos en tiempo real solo es posible gracias a un sistema de automatización de cobros.

Los negocios necesitan tener acceso directo e inmediato a la información de sus cobros, ventas y clientes para tener control sobre todos los procesos que se dan en las transacciones. Esto significa poder hacer consultas sin tener que buscar los datos de manera individual, ya que con la automatización de cobros no solo se dejan de hacer procesos manuales a nivel transaccional, si no todo lo que está implicado antes y después de las transacciones.

‍Obtener resultados al instante es una necesidad que tienen muchos negocios hoy en día debido al ritmo de consumo y las particularidades de los nuevos modelos de consumo como los cobros recurrentes (y los recurrentes variables). Ante esta situación se hace necesario disponer de un sistema de automatización de cobros que reúna en un mismo lugar los datos relacionados con los cobros y las ventas de un negocio.